Operations (procesos)
Convierte envíos de formularios en flujos con estados, vista tabla y Kanban—y qué esperar mientras el módulo está en beta.
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Operations (procesos)
id: academy-operations-kanban · ~2–4 min
Audiencia: Mixta (Supervisor · Admin)
Operations (a veces «Procesos» en menús anteriores) convierte formularios seleccionados en registros vivos con estados, participantes, comentarios e historial—en lugar de una respuesta estática tipo PDF.
Nota beta: Operations se despliega de forma gradual. Tu organización puede ver etiqueta beta, un catálogo limitado o registros solo de prueba hasta que el vínculo formulario→operación esté totalmente activo. Pregunta a tu admin si los envíos ya deberían crear registros de operación.
Para qué sirve
Usa Operations cuando un formulario inicia un proceso de varios pasos—solicitudes de crédito, reclamos, tickets de servicio, aprobaciones—no cuando solo necesitas una checklist de visita. Ejemplos:
- Un formulario móvil envía un reclamo → se abre un registro en Pendiente de revisión.
- Un supervisor lo pasa a Aprobado → llegan notificaciones a los participantes configurados.
- Comentarios y adjuntos permanecen en el registro para auditoría.
Cada operación está ligada a una definición de formulario. La página de catálogo muestra operaciones configuradas, conteos abiertos y accesos a registros.
Tabla y Kanban
Dentro de una operación, abre registros en dos vistas:
- Tabla — Ordenar y filtrar por estado, fecha, lugar o responsable; ideal para triage masivo.
- Kanban — Arrastrar tarjetas entre columnas de estado; ideal para stand-ups y revisión de pipeline.
Los permisos son más ligeros que admin completo: muchos supervisores pueden mover estados y comentar sin abrir el Form Builder. La configuración (nuevas operaciones, columnas de estado, participantes) queda con administradores.
Cómo se crean los registros
Los registros suelen aparecer cuando:
- Se envía en móvil o web un formulario vinculado a una operación activa, o
- Un admin crea un registro manualmente desde la operación (incluidos flujos de prueba durante el despliegue).
Hasta confirmar la creación automática en tu tenant, trata Operations como centro de revisión y valida con un envío de prueba tras el go-live.
Consejos
- Nombra estados en lenguaje claro que el campo reconozca en notificaciones.
- Una operación por proceso distinto—no sobrecargues un solo formulario con flujos no relacionados.
- Combina Operations con Automatizaciones al enviar formulario solo cuando necesites efectos fuera de la operación (correo, API externa).