Ajustes, notificaciones y tipos de visita
Identidad del formulario, alertas por correo, modo independiente y reglas por tipo de check-in.
Video próximamente
Ajustes y tipos de visita
id: academy-form-settings-and-visit-types · ~2–4 min
Audiencia: Admin
Abre la pestaña Ajustes en Form Builder para configurar el comportamiento del formulario más allá del diseño de campos. Estas opciones aplican al formulario completo, no a preguntas individuales.
Nombre y descripción
El nombre aparece en la biblioteca, el selector móvil, reportes y asuntos de notificación. Usa un nombre que el equipo reconozca (“Checklist de entrega”, no “Formulario v3 final”).
La descripción es documentación interna para admins: notas de flujo, responsable, historial de revisiones. No se muestra en móvil.
Notificaciones
Controla quién recibe correo cuando alguien envía el formulario.
Notificar correos internos
Activa Notificar correos internos e indica direcciones (separadas por comas o saltos de línea). Cada envío dispara una notificación a esa lista. Destinatarios habituales: operaciones, calidad, facturación o un buzón compartido.
Notificar al cliente
Activa Notificar al cliente para enviar correo al contacto del lugar o cliente cuando haya dirección disponible desde el contexto de la visita. Sirve para copias de actas de servicio o solicitudes de aprobación. Requiere correo del cliente en la configuración de lugares.
Las notificaciones se envían al hacer submit, independientemente de las reglas de obligatoriedad por tipo de visita.
Formulario independiente
Activa Formulario independiente cuando el formulario deba completarse sin iniciar una visita.
Los formularios independientes exigen un tipo de check-in predeterminado. Chekku lo usa para clasificar el envío cuando no hay visita adjunta. Elige el tipo que mejor encaje con cómo reportas esas entradas.
Deja desactivado el modo independiente en formularios que solo tienen sentido dentro de una visita (inspecciones ligadas al lugar, check-ins de ruta).
Tipos de visita (tipos de check-in)
En Comportamiento de visita, decide dónde aparece el formulario:
Disponible en todos los tipos de check-in
Si está activo, cualquier tipo de visita puede mostrar este formulario. En móvil aparece al abrir formularios durante una visita de cualquier tipo.
Tipos de check-in seleccionados
Desactiva “todos los tipos” y elige tipos concretos en la lista buscable. Solo esos tipos ofrecen el formulario en móvil. Útil cuando el mismo formulario aplica a “Entrega” y “Recogida” pero no a “Capacitación”.
Obligatorio por tipo de visita
En cada tipo seleccionado, activa Obligatorio. Un formulario obligatorio debe completarse (enviarse) antes de cerrar la visita en móvil. Es exigencia a nivel de formulario, distinta de marcar campos individuales como obligatorios en el editor.
Ejemplo: “Checklist de seguridad” obligatorio en visitas de Mantenimiento, opcional en Auditoría.
Consejos
- Define nombre y tipos de visita antes del primer guardado para que el sync móvil aplique las reglas correctas.
- Mantén listas de correo interno pequeñas y monitorizadas; evita buzones personales.
- Formulario independiente + tipo predeterminado es obligatorio; guardar sin ello muestra error.
- Revisa los obligatorios con supervisores: demasiados bloquean el cierre en mala conectividad.
- Combina Notificar al cliente con diseños aptos para PDF si archivan o imprimen el correo.