Automatizaciones al enviar formulario
Dispara tareas y workflows de seguimiento cuando el campo envía un formulario.
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Automatizaciones al enviar formulario
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Audiencia: Admin · Supervisor
Cuando un formulario se envía en móvil, Chekku puede iniciar trabajo posterior—asignar una tarea, avisar a un equipo o avanzar un registro de workflow. La vía más mantenible son los Workflows, no scripts ad hoc con webhooks.
El disparador form_submitted
Los Workflows escuchan eventos. El disparador form_submitted se activa cuando un formulario concreto (o cualquier formulario de un tipo de visita) se guarda correctamente en móvil o web.
Patrón típico:
- Disparador: Formulario enviado → filtra por nombre de formulario, tipo de visita o respuesta de campo.
- Acción: Crear registro de workflow, asignar tarea, enviar notificación o llamar un paso de integración.
Ejemplo: un formulario "Solicitud de mantenimiento" con prioridad Alta crea una Tarea de reparación para el supervisor regional y deja un comentario con el enlace a la visita.
Crear el siguiente paso o tarea
Tras el disparador, agrega una o más acciones:
- Crear tarea — título, responsable, fecha límite, enlace a la visita.
- Crear registro de workflow — cuando el proceso tiene estados, participantes e historial (aprobaciones, cola de repuestos).
- Notificar — correo o alerta en app a un rol o usuario (ver Reportes y notificaciones).
Mantén acciones idempotentes cuando sea posible: si el usuario edita y reenvía, define si quieres tareas duplicadas o una regla de actualización.
Prefiere Workflows antes que webhooks de formulario
Chekku también expone webhooks y API REST para desarrolladores (Integraciones). Para automatización al enviar formulario, prefiere Workflows porque:
| Workflows | Webhooks en bruto |
|---|---|
| Configuración en UI por admins | Requieren servidor y código propio |
| Filtros nativos sobre formulario y visita | Tú parseas el payload |
| Acciones de tarea y workflow integradas | Tú llamas APIs para crear seguimiento |
| Trazabilidad dentro de Chekku | El logging es responsabilidad tuya |
Usa webhooks cuando un sistema externo deba recibir cada payload en tiempo real (ERP, data warehouse). Usa Workflows cuando el siguiente paso permanece en Chekku o necesita enrutamiento simple.
Consejos
- Nombra workflows con claridad:
Form: Inspección → Tarea: Seguimiento. - Prueba con un tipo de visita piloto antes de activar en formularios de producción.
- Combina con Tipos de visita para que solo los formularios correctos disparen la automatización.
- Documenta quién atiende excepciones si un workflow falla en silencio (responsable faltante, campo obligatorio vacío).